For mange virksomheder, boligforeninger og ejendomsejere er drift og vedligehold af bygninger og udearealer en opgave, der hverken er kerneforretning eller noget, man har de rette folk til. Alligevel skal det gøres, og gøres det dårligt eller for sent, koster det både penge og indtryk. Spørgsmålet er derfor ofte, om man skal have egne folk til det eller lægge opgaven ud til en fast serviceleverandør. Denne artikel går igennem fordelene ved at outsource ejendomsdriften, de overvejelser man bør gøre sig, og hvad en god aftale indeholder.
For mange virksomheder, boligforeninger og ejendomsejere er drift og vedligehold af bygninger og udearealer en opgave, der hverken er kerneforretning eller noget, man har de rette folk til. Alligevel skal det gøres, og gøres det dårligt eller for sent, koster det både penge og indtryk. Spørgsmålet er derfor ofte, om man skal have egne folk til det eller lægge opgaven ud til en fast serviceleverandør. Denne artikel går igennem fordelene ved at outsource ejendomsdriften, de overvejelser man bør gøre sig, og hvad en god aftale indeholder.
Hvad dækker ejendomsdrift egentlig?
Ejendomsdrift er en bred opgave, og det er en del af pointen. Den spænder fra det grønne, altså græs, hække, bede og udearealer, over det udvendige vedligehold af facade, træværk og belægninger, til den løbende renholdelse af fællesarealer, indgange og udenomsarealer, og videre til sæsonopgaver som løvfald, snerydning og glatførebekæmpelse. Oven i kommer de mange små ting, der altid dukker op: en løs flise, en stoppet tagrende, et hul i hækken, en pære der skal skiftes i udebelysningen.
Hver enkelt opgave er overkommelig. Det er summen og det tilbagevendende ansvar for, at det hele bliver gjort i tide, der gør ejendomsdrift til en reel byrde, hvis man ikke har styr på den.
Fordelene ved at outsource
Du får ekspertise uden at ansætte
Når du lægger ejendomsdriften ud, får du adgang til folk, der kan deres håndværk, og til det rette udstyr, uden selv at skulle ansætte, oplære, lede og udstyre medarbejdere. For de fleste virksomheder giver det ikke mening at have en fastansat til opgaver, der svinger med årstiderne og fylder forskelligt fra uge til uge. En serviceleverandør har folkene og griben i forvejen.
Det bliver gjort, og gjort i tide
Den måske største fordel er, at ansvaret flyttes. Med en fast aftale er det ikke længere noget, nogen internt skal huske at få gjort oven i deres egentlige arbejde. Det sker af sig selv, i den aftalte rytme. Hækken bliver klippet, løvet bliver samlet, og sneen bliver ryddet, uden at du skal tænke på det. Det fjerner både opgaven og bekymringen.
Forudsigelige omkostninger
En fast serviceaftale gør udgiften til ejendomsdrift forudsigelig. I stedet for uforudsete regninger, når noget pludselig skal ordnes akut, har du en kendt, planlagt udgift. Og fordi løbende vedligehold forebygger de store, dyre skader, er den samlede økonomi som regel både billigere og mere stabil end den brandslukning, der følger af at vente, til noget går galt.
Du kan koncentrere dig om din kerneforretning
Hver time og hver bekymring, der går til ejendomsdrift, er tid og fokus, der ikke går til det, virksomheden lever af. At lægge driften ud frigør ledelse og medarbejdere til at passe det, de er der for, frem for at koordinere håndværkere og holde øje med udearealer.
Ét sted at gå hen
Når én leverandør tager det hele, har du ét telefonnummer og én fast kontakt frem for at skulle finde, vurdere og koordinere en gartner, en maler, en vinduespudser og en til snerydning hver for sig. Det er enklere, det sparer tid, og det gør, at tingene bliver set i sammenhæng frem for stykvis.
Overvejelserne, du bør gøre dig
Outsourcing er ikke uden faldgruber, og en god beslutning kræver, at man ser på et par ting.
Vælg en leverandør, der kan det hele
En del af gevinsten ved at samle driften forsvinder, hvis leverandøren reelt kun kan en del af opgaverne og selv må sende resten videre. Se efter en, der både kan det grønne, det udvendige vedligehold, renholdelsen og sæsonopgaverne, så du faktisk får én indgang og ikke bare et ekstra mellemled.
Klarhed om, hvad der er med
Den hyppigste kilde til utilfredshed i en serviceaftale er uklarhed om, hvad der er inkluderet. Hvad dækker den faste pris, og hvad er ekstra? Hvor ofte sker de enkelte opgaver? Hvad sker der, når noget akut skal ordnes? En god aftale er konkret om alt det, så forventningerne er afstemt fra start. Vær på vagt over for aftaler, der er vage på netop dette.
Fast kontaktperson og kendskab til ejendommen
Værdien af en serviceleverandør stiger, jo bedre de kender netop din ejendom. En fast kontaktperson og et team, der kommer igen, lærer ejendommens særheder at kende og opdager tingene, før de bliver til problemer. Skiftende, anonyme folk, der ikke kender stedet, leverer sjældent samme kvalitet.
Lokal tilstedeværelse
For ejendomsdrift, og især for akutte opgaver og sæsonarbejde som snerydning, betyder det meget, at leverandøren er lokal. En lokal leverandør kan rykke hurtigt, kender de lokale forhold og vejret, og har en interesse i et godt ry i nærområdet. Afstand koster både i responstid og i fleksibilitet.
Tryghed og ansvar
Endelig er det værd at sikre sig, at leverandøren er ordentligt forsikret og driver en seriøs forretning, så ansvaret er på plads, hvis noget går galt. Det er en del af den tryghed, man betaler for.
Hvornår giver det mening?
Outsourcing af ejendomsdrift giver typisk mest mening, når opgaven er for stor eller for svingende til at have egne folk på, men for vigtig til at blive nedprioriteret. Det gælder for mange virksomheder med udearealer og facade, der skal tage sig præsentable ud, for boligforeninger og udlejere med fællesarealer, der skal holdes, og for ejendomsadministratorer, der har ansvar for flere ejendomme på én gang. Fællesnævneren er, at vedligehold er nødvendigt, men ikke er det, man selv vil eller bør bruge sin tid på.
Sådan kommer I godt fra start
Den bedste begyndelse er en gennemgang af ejendommen sammen med leverandøren, hvor opgaverne kortlægges, og forventningerne lægges fast: hvad skal gøres, hvor ofte, og hvad koster det. Derfra kan aftalen skæres til efter behov, så I hverken betaler for mere, end I har brug for, eller står med huller i driften. En god leverandør rådgiver ærligt om, hvad der reelt er nødvendigt, frem for at sælge mest muligt.
Én fast aftale, ét sted at gå hen
Hos MEN-Service tager vi den samlede ejendomsdrift for virksomheder, boligforeninger, udlejere og erhvervsejendomme i Aars og Vesthimmerland. Vi dækker både grønne arealer, udvendigt vedligehold, renholdelse og sæsonopgaver, så I har én fast aftale, én kontakt og ét sted at gå hen, og en lokal leverandør, der kan rykke, når der er brug for det. Vi gennemgår gerne ejendommen og lægger en aftale, der passer til præcis jeres behov. Du kan læse mere om vores ejendomsservice for erhverv eller bede om et uforpligtende tilbud.